Cách viết email xin nghỉ học tiếng Đức cho du học sinh nghề Đức

Trong quá trình du học nghề tại Đức, chắc hẳn sẽ có lúc bạn buộc phải nghỉ học vì ốm đau, có hẹn quan trọng hay lý do cá nhân nào đó. Lúc này, việc viết một email xin nghỉ học đúng chuẩn tiếng Đức không chỉ thể hiện sự tôn trọng với thầy cô mà còn giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, tránh ảnh hưởng đến quá trình học tập. Vậy làm thế nào để viết một email xin nghỉ học tiếng Đức vừa ngắn gọn vừa lịch sự, đúng văn phong bản địa? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Vì sao cần viết email xin nghỉ học tiếng Đức đúng chuẩn?

Việc học tiếng Đức giao tiếp thành thạo giúp bạn nhanh chóng hòa nhập trong môi trường học nghề lẫn cuộc sống sinh hoạt hàng ngày tại nước sở tại. Theo thống kê từ Cơ quan Trao đổi Hàn lâm Đức, có tới hơn 80% du học sinh nghề Đức phải tham gia các khóa tiếng Đức trước khi chính thức bước vào quá trình đào tạo nghề. Việc tham gia đầy đủ lớp học này giúp bạn củng cố ngôn ngữ, đồng thời tạo thói quen kỷ luật khi sống trong môi trường Đức.

Tuy nhiên, không phải lúc nào du học sinh cũng có thể đi học đều đặn. Sức khỏe cá nhân, phỏng vấn việc làm thêm hay sự cố gia đình đều có thể khiến bạn phải vắng mặt. Khi đó, email xin nghỉ học tiếng Đức chính là giải pháp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Khác với việc xin nghỉ trực tiếp, email mang tính chính thức và có thể được lưu lại để quản lý lịch học của học viên. Nếu viết email thiếu chuẩn mực, bạn có thể để lại ấn tượng không tốt trong mắt thầy cô và trung tâm đào tạo. Theo một nghiên cứu của Grammarly năm 2023, 59% giảng viên và nhà tuyển dụng cho rằng lỗi ngữ pháp trong email khiến họ đánh giá người viết thiếu chuyên nghiệp. Với du học sinh nghề Đức, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả học tập hoặc cơ hội thực tập.

Ngược lại, một email rõ ràng, lịch sự và đầy đủ sẽ cho thấy bạn là người có trách nhiệm, biết tuân thủ quy định. Đây là điều mà các giáo viên và nhà tuyển dụng tại Đức đánh giá cao.

>>Xem thêm: 6 sai lầm dễ gặp phải khi học tiếng Đức Online

Vì sao cần viết email xin nghỉ học tiếng Đức đúng chuẩn?

Cấu trúc chuẩn của một email xin nghỉ học tiếng Đức

Để viết một email xin nghỉ học tiếng Đức chuyên nghiệp, du học sinh học nghề cần nắm rõ cấu trúc chuẩn như sau:

• Phần tiêu đề email (Subject): Nêu rõ lý do vắng mặt, ví dụ: Entschuldigung für das Fehlen am 15.09.2025 (Xin lỗi vì vắng mặt ngày 15.09.2025). Một thống kê nhỏ từ trang EmailAnalytics cho thấy, 47% người nhận quyết định mở email dựa trên tiêu đề, vì vậy bạn tuyệt đối không nên bỏ qua phần này.
• Lời chào mở đầu (Anrede): Lời chào phải thể hiện sự tôn trọng, chẳng hạn: Sehr geehrte Frau/Herr [Tên] (Kính gửi Ông/Bà + Tên). Với giáo viên, việc dùng cách xưng hô trang trọng là lựa chọn an toàn.
• Nội dung xin nghỉ học (Inhalt): Trình bày lý do vắng mặt (ốm, hẹn bác sĩ, việc gia đình…), kèm thời gian cụ thể. Bạn cũng nên cam kết sẽ học bù hoặc xin tài liệu để theo kịp lớp.
• Lời cảm ơn và kết thúc (Grußformel): Cảm ơn sự thông cảm và dùng cách kết thư lịch sự như Mit freundlichen Grüßen (Trân trọng!).
• Chữ ký (Signatu): Họ tên, lớp/khoá học, thông tin liên hệ. Đây là chi tiết nhỏ nhưng giúp giáo viên dễ dàng nhận diện và quản lý học viên.

Việc tuân thủ đúng cấu trúc không chỉ giúp email xin nghỉ học tiếng Đức của bạn rõ ràng mà còn tạo sự chuyên nghiệp trong môi trường học tập và làm việc tại Đức.

Gợi ý 3 mẫu email xin nghỉ học tiếng Đức cho du học sinh nghề Đức

Dưới đây là một số mẫu email xin nghỉ học tiếng Đức thường gặp kèm bản dịch tiếng Việt để bạn dễ áp dụng ngay:

Mẫu 1: Xin nghỉ vì lý do sức khỏe

• Bản tiếng Đức:

Betreff: Entschuldigung für das Fehlen am 12.10.2025

Sehr geehrter Herr + Tên, 

leider bin ich krank und kann am 12.10.2025 nicht am Unterricht teilnehmen.

Ich werde die verpassten Inhalte nachholen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen 

Nguyen Van A

Kurs B1 + Tên lớp học

• Bản tiếng Việt:

Tiêu đề: Xin nghỉ học ngày 12.10.2025

Kính gửi thầy Müller,

Rất tiếc vì tôi bị ốm và không thể tham gia buổi học ngày 12.10.2025. Tôi sẽ chủ động học bù phần bài đã bỏ lỡ.

Xin cảm ơn thầy đã thông cảm.

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

Khóa B1 + Tên lớp học

Khi bị ốm bạn nên viết email xin nghỉ học tiếng Đức để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Mẫu 2: Xin nghỉ vì lịch hẹn quan trọng

• Bản tiếng Đức:

Betreff: Entschuldigung für das Fehlen am 18.10.2025

Sehr geehrte Frau + Tên, 

am 18.10.2025 habe ich einen wichtigen Arzttermin und kann daher nicht am Unterricht teilnehmen.

Ich werde die verpassten Aufgaben selbstständig nacharbeiten.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen 

Nguyen Van B

Kurs A2 + Tên lớp học

• Bản tiếng Việt:

Tiêu đề: Xin nghỉ học ngày 18.10.2025

Kính gửi cô + Tên,

Ngày 18.10.2025 tôi có một cuộc hẹn quan trọng với bác sĩ nên không thể tham gia lớp học. Tôi sẽ tự học bù các bài tập đã bỏ lỡ.

Xin cảm ơn cô đã thông cảm.

Trân trọng,

Nguyễn Văn B

Khóa học A2 + Tên lớp học

Mẫu 3: Xin nghỉ vì việc gia đình đột xuất

• Bản tiếng Đức:

Betreff: Entschuldigung für das Fehlen am 20.10.2025

Sehr geehrter Herr + Tên, 

wegen eines familiären Notfalls kann ich am 20.10.2025 leider nicht am Unterricht teilnehmen.

Ich bitte um Ihr Verständnis und werde den Stoff schnellstmöglich nachholen.

Mit freundlichen Grüßen 

Nguyen Van C

Kurs B2 + Tên lớp học

• Bản tiếng Việt:

Tiêu đề: Xin nghỉ học ngày 20.10.2025

Kính gửi thầy + Tên,

Vì một việc gia đình khẩn cấp, tôi xin phép nghỉ buổi học ngày 20.10.2025. Tôi sẽ cố gắng học bù sớm nhất có thể.

Xin cảm ơn thầy.

Trân trọng,

Nguyễn Văn C

Khóa B2 + Tên lớp học

>>Xem thêm: Tại Đức và Việt Nam, học tiếng Đức có dễ xin việc không?

Viết một email xin nghỉ học tiếng Đức tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng

Những lưu ý khi viết email xin nghỉ học tiếng Đức

Để viết email xin nghỉ học tiếng Đức vừa ngắn gọn vừa chuyên nghiệp, du học sinh Đức cần ghi nhớ những điểm sau:

• Ngôn ngữ cần lịch sự, tránh viết quá suồng sã.
• Không được thiếu tiêu đề email vì đây là yếu tố quyết định email có được chú ý hay không.
• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi. Theo một khảo sát của Grammarly, 59% người đọc đánh giá cao người viết nếu email không mắc lỗi ngôn ngữ.
• Thông báo nghỉ càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trước ít nhất 24 giờ. Việc gửi sát giờ sẽ khiến giáo viên khó sắp xếp và dễ bị đánh giá thiếu trách nhiệm.

Viết một email xin nghỉ học tiếng Đức tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để vừa đúng chuẩn mực văn phong Đức, vừa thể hiện trách nhiệm của học viên. Với du học sinh nghề Đức, đây không chỉ là thủ tục mà còn là cách duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và tôn trọng trong mắt thầy cô.

EI GROUP “Lựa chọn đầu tiên cho một cơ hội và cuộc sống thịnh vượng”

Cùng theo dõi Tập đoàn EI Group trên các nền tảng số:

• Facebook
• Tiktok
• Youtube
• ZALO